Retards de traitement de l'ASFC : Quand un délai EDI de trois heures compte réellement
Un retard de traitement EDI de l'ASFC de 90 minutes résolu ce matin, mais la plupart des importateurs ne savent pas quand ces avis sont importants et quand ils ne sont que du bruit.
L’incident s’est résolu rapidement — 90 minutes au total — mais l’avis du CCT envoyé ce matin mérite d’être décortiqué, car la plupart des importateurs ne savent pas quels retards de traitement de l’ASFC ils peuvent ignorer et lesquels ils ne peuvent pas.
Celui-ci concernait les messages EDI et du portail eManifest accusant un retard de 1 à 3 heures sur les accusés de réception, les messages de rejet et les avis. RNS (système de notification de mainlevée), avis d’exhaustivité, toute la pile sortante. Résolu à 10 h 55 HE, retour à la normale.
Ce qui a été réellement retardé
Lorsque votre courtier en douane transmet un CAD (la déclaration comptable commerciale qui a remplacé le B3 dans le cadre de la version 3 de CARM), le système de l’ASFC renvoie des accusés de réception et parfois des messages de rejet. La même chose se produit avec les documents de contrôle du fret via eManifest — la DAC, les rapports de moyen de transport, les feuilles de route génèrent tous des réponses.
Un retard de trois heures signifie que votre courtier en douane transmet à 9 h et ne reçoit l’accusé de réception qu’à midi. Dans la plupart des cas, ce n’est que du bruit. Les marchandises ont été mises en mainlevée il y a des heures dans le cadre de PARS ou de la DMM, le camion est déjà à l’entrepôt, et l’accusé de réception n’est que de la paperasse qui rattrape son retard.
Mais pas toujours.
Où le retard mord
La mainlevée avant paiement fonctionne parce que le système de l’ASFC confirme que le CAD a été transmis, que le cautionnement MAP est valide et que la comptabilité a commencé. Si l’accusé de réception est retardé, le système n’avance pas, et les marchandises qui devraient être mises en mainlevée à la frontière restent bloquées.
Nous ne voyons pas cela souvent — le traitement de l’ASFC est généralement rapide — mais lorsque les volumes augmentent et que la file d’attente se remplit, ce qui devrait être automatique cesse de l’être. Un courtier en douane transmet, s’attend au RNS en quelques minutes, et attend plutôt. Le chauffeur de camion est à la frontière. L’entrepôt a une porte de quai planifiée. Le retard gruge la marge.
L’autre endroit où cela compte, ce sont les messages de rejet. Si votre courtier en douane transmet un CAD avec un code SH erroné, un certificat d’origine manquant ou une déclaration NRI incorrecte, l’ASFC le rejette. Normalement, cela se produit assez rapidement pour corriger et retransmettre le même jour. Si le message de rejet est retardé de trois heures, vous avez perdu la moitié d’une journée ouvrable, et tout ce qui devait être dédouané vendredi est maintenant dédouané lundi.
CARM a empiré la situation (en quelque sorte)
Dans l’ancien système du B3, les courtiers en douane transmettaient et l’ASFC accusait réception, mais les conséquences d’un retard étaient moindres parce que la mainlevée et la comptabilité étaient plus découplées. Vous pouviez obtenir la mainlevée avec un minimum de données et nettoyer le B3 plus tard.
La version 3 de CARM a resserré cela. Le CAD est à la fois le document de mainlevée et le document comptable, transmis ensemble, et le système n’avance pas tant qu’il n’est pas satisfait. C’est bon pour la conformité — moins de raccourcis, des données plus propres — mais cela signifie aussi que les retards en amont apparaissent en aval plus rapidement.
Le calcul du cautionnement MAP est également plus serré maintenant. L’ASFC inscrit les droits de douane et les taxes à votre relevé de compte mensuellement, et si votre cautionnement n’est pas dimensionné correctement, vous perdez vos privilèges de mainlevée. Un courtier en douane qui ne peut pas obtenir d’accusés de réception ne peut pas confirmer que le CAD a été enregistré correctement, ce qui rend plus difficile le suivi du solde du cautionnement en cours. La plupart du temps, c’est correct, mais si vous êtes près de votre limite de cautionnement et que vous transmettez des expéditions à droits élevés, vous voulez une confirmation rapide.
Ce que les importateurs devraient réellement faire
Lorsque l’ASFC publie un avis de retard de traitement, la première question est : avez-vous des marchandises en transit qui sont censées être dédouanées aujourd’hui? Si oui, vérifiez auprès de votre courtier en douane. Si le retard affecte les accusés de réception et que votre expédition est urgente (périssable, porte de quai planifiée, réapprovisionnement au détail avec une échéance ferme), vous voulez savoir si le CAD est passé ou s’il attend dans la file d’attente.
S’il n’y a pas de marchandises en transit, le retard n’est qu’une entrée de journal. Le système EDI de l’ASFC traite des volumes élevés tout le temps, et une hausse de 90 minutes n’est pas un signal de quoi que ce soit de structurel.
La deuxième question est : votre courtier en douane a-t-il un moyen de vérifier l’état de la transmission sans attendre l’accusé de réception? Certains l’ont, d’autres non. L’accès au portail client de CARM aide, mais tous les importateurs ne sont pas configurés pour cela, et tous les courtiers en douane ne surveillent pas de manière proactive la file d’attente.
Troisièmement : si vous utilisez la mainlevée avant paiement comme flux de travail standard, assurez-vous que votre courtier en douane connaît vos horaires de quai et peut escalader lorsque les choses se bloquent. Un retard de trois heures à 9 h n’est rien. Un retard de trois heures à 14 h un vendredi avec une fermeture d’entrepôt d’attente de Montréal à 16 h, c’est une retenue de fin de semaine.
Le modèle
L’ASFC publie ces avis de retard quelques fois par année. Parfois, c’est la maintenance du système. Parfois, ce sont des hausses de volume (fin du mois, rattrapage après les vacances, ruée vers l’échéance de la LMSI). Parfois, c’est inexpliqué.
Ceux qui comptent sont ceux qui surviennent pendant les fenêtres de transmission de pointe — ruée matinale, fin de semaine, fin de mois — et affectent le fret urgent. Ceux qui ne comptent pas sont ceux qui se résolvent en moins de deux heures et se produisent en dehors des fenêtres critiques.
Celui-ci a duré 90 minutes, résolu en fin de matinée. Impact réel minimal. Mais si vous ne saviez pas ce que l’avis signifiait, vous verriez simplement « retards » et supposeriez que c’est un problème.
Il vaut la peine de connaître la différence.
La plupart de ces avis sont du bruit. Lorsque l’un d’eux ne l’est pas, vous voulez le savoir dans l’heure, pas lundi matin. Nous suivons cela toute la journée. Contactez-nous.
Source : CSCB