Fluctuations des surcharges de carburant et dédouanement du fret aérien canadien : Ce que les gestionnaires d'importation doivent vérifier maintenant

Key Takeaways

• Les surcharges de carburant qui fluctuent d’une semaine à l’autre doivent être rapprochées sur chaque DCC que vous produisez, sinon vous ouvrez la porte aux pénalités SMEA pour droits sous-payés.
• Si le fret fait partie de votre calcul de valeur en douane, une augmentation de 15 pour cent de la surcharge de carburant gonfle directement l’assiette des droits et les besoins en flux de trésorerie.
• L’adéquation du cautionnement MPD dépend de la valeur déclarée plus le fret ; la volatilité de la surcharge peut vous faire dépasser votre plafond de garantie existant plus rapidement que votre cycle d’examen trimestriel.
• Les transporteurs publient des tableaux d’indice de carburant hebdomadairement ; comparez-les à ce que votre transitaire facture et à ce que votre DCC déclare, ligne par ligne.

Les surcharges de carburant semblent être un problème de compagnie aérienne jusqu’à ce qu’elles se retrouvent sur votre DCC

United Cargo, Air Canada Cargo et Cathay Pacific ont publié des augmentations d’indice de carburant ce mois-ci, répercutant la volatilité du pétrole brut et du raffinage aux expéditeurs. Si vous effectuez le dédouanement du fret aérien par l’entremise du courtage en douane de l’ASFC, ces surcharges représentent plus qu’un irritant sur la facture de votre transitaire. Elles modifient la valeur déclarée sur chaque Déclaration commerciale de comptabilité que vous produisez, affectent les calculs d’adéquation du cautionnement MPD et compliquent le rapprochement des droits lorsque votre transporteur vous facture après la mainlevée.

Nous avons produit des DCC pour des clients dont la surcharge de carburant a changé trois fois entre la réservation et l’arrivée. Le transporteur cite un indice à l’expédition, l’ajuste au départ et facture le montant final une semaine plus tard. Si vous produisez votre DCC en utilisant la soumission initiale et que la facture finale est 12 pour cent plus élevée, vous avez sous-évalué l’expédition. Cet écart se trouve dans l’enregistrement de transaction de votre Portail client CARM, et si l’ASFC effectue une vérification, l’écart entre ce que vous avez déclaré et ce que la lettre de transport aérien indique vous coûtera des intérêts en vertu de l’article 33.4 de la Loi sur les douanes ainsi que des pénalités SMEA potentielles.

Pourquoi le fret et les surcharges de carburant gonflent votre assiette des droits

La valeur transactionnelle aux fins douanières comprend le prix payé ou à payer pour les marchandises, plus le fret, l’assurance et tous autres frais jusqu’au lieu d’expédition directe vers le Canada. Les surcharges de carburant font partie du coût du fret. Si vous importez de la machinerie d’Allemagne à un taux de droits NPF de 6,5 pour cent, une expédition de 2 000 $ avec 400 $ de fret et une surcharge de carburant de 15 pour cent (60 $) porte votre valeur en douane à 2 460 $. Les droits sur ces 60 $ supplémentaires sont minimes, mais multipliez cela par cinquante expéditions par mois et l’effet sur les flux de trésorerie apparaît dans votre règlement mensuel CARM.

Le problème le plus important est la cohérence. Si votre transitaire estime le fret au moment où vous produisez la DCC et que le transporteur facture la surcharge de carburant finale deux semaines plus tard, vous avez besoin d’un processus de rapprochement. Produisez une DCC modifiée dans les 90 jours, payez le manque à gagner avec intérêts et documentez la raison. Sautez cette étape et vous vous retrouvez avec un paiement insuffisant qui ressortira lors de la prochaine vérification de l’ASFC.

Adéquation du cautionnement MPD et cibles mouvantes

La mainlevée préalable au paiement dépend d’une garantie financière dimensionnée pour couvrir les droits, les taxes et toute pénalité ou intérêt pouvant survenir avant que vous ne régliez le relevé mensuel K84. L’ASFC calcule le plancher de votre cautionnement MPD en utilisant une moyenne mobile de votre valeur d’importation déclarée. Lorsque les surcharges de carburant augmentent de 10 à 15 pour cent dans l’ensemble de votre programme de fret aérien, votre valeur déclarée par expédition augmente également.

La plupart des importateurs examinent l’adéquation du cautionnement trimestriellement. Si les surcharges de carburant augmentent en milieu de trimestre, vous pouvez dépasser votre plafond de garantie plus rapidement que le cycle d’examen ne le détecte. L’ASFC suspendra soit la mainlevée préalable au paiement, soit exigera un cautionnement complémentaire avant de dédouaner la prochaine expédition. Ni l’un ni l’autre n’est catastrophique, mais les deux ajoutent des délais et de la paperasse au pire moment possible.

Nous suivons la valeur déclarée hebdomadairement pour les clients ayant des programmes de fret aérien volatils. Une augmentation constante de 12 pour cent des coûts de fret sur huit semaines suffit pour faire passer un client de 75 000 $ de droits et TPS mensuels à 84 000 $, et si leur cautionnement MPD était dimensionné à 90 000 $, ils sont maintenant inconfortablement proches du seuil. Il vaut mieux ajuster le cautionnement à la troisième semaine que de découvrir le problème lorsqu’une expédition de grande valeur attend dans PARS l’approbation de la garantie.

Flux de travail de rapprochement : lettre de transport aérien, tableau d’indice de carburant, facture du transitaire, DCC

Les transporteurs publient des tableaux d’indice de carburant hebdomadairement, généralement sous forme de pourcentage appliqué au tarif de fret de base. Air Canada Cargo affiche son indice sur le site Web cargo ; Cathay et Lufthansa font de même. Votre transitaire devrait extraire l’indice qui s’applique à la date de départ de votre expédition et le répercuter sur la facture.

Voici le flux de travail que nous utilisons :

• Au moment de la transmission PARS, demandez l’estimation du fret du transitaire incluant la surcharge de carburant en vigueur à la date de départ prévue.
• Produisez la DCC en utilisant cette estimation.
• Lorsque la facture finale du transporteur arrive, comparez la surcharge de carburant à ce que vous avez déclaré.
• Si l’écart dépasse 50 $ ou 2 pour cent de la valeur totale (selon le seuil de matérialité de votre politique interne), produisez une DCC modifiée dans les 90 jours et remettez le manque à gagner plus les intérêts.

Conservez la lettre de transport aérien, le tableau d’indice de carburant, le relevé du transitaire et la DCC modifiée ensemble dans votre dossier de conformité. Les vérifications de l’ASFC extraient des expéditions aléatoires et recoupent le fret déclaré avec la documentation du transporteur. Si vous avez déclaré 400 $ et que la lettre de transport aérien indique 460 $, le vérificateur demandera pourquoi. Avoir le tableau d’indice de carburant et le calendrier des factures prêts transforme une pénalité SMEA potentielle en une explication de cinq minutes.

Origine ACEUM et fret : deux calculs distincts

Si vous revendiquez l’origine préférentielle ACEUM pour des marchandises américaines ou mexicaines, rappelez-vous que le fret est exclu du coût net mais toujours inclus dans la valeur transactionnelle aux fins des droits. Une surcharge de carburant n’affecte pas votre calcul de la teneur en valeur régionale, mais elle affecte l’assiette des droits si le taux tarifaire est non nul.

Cela importe pour les marchandises qui sont admissibles au traitement préférentiel en vertu de l’ACEUM mais portent toujours un taux NPF de 2 à 3 pour cent avant l’application de la préférence. Vous déclarez la valeur transactionnelle complète incluant le fret et la surcharge de carburant, puis appliquez le taux préférentiel. Si la surcharge a augmenté entre la soumission et la facture, votre valeur déclarée et votre calcul des droits doivent tous deux refléter le montant final.

Nous constatons cette erreur le plus souvent chez les importateurs qui automatisent leurs soumissions de DCC en utilisant des estimations de fret générées par l’ERP. L’ERP extrait la soumission de réservation, le transporteur ajuste la surcharge de carburant au départ et la DCC est envoyée avec des données périmées. La correction nécessite soit une étape de révision manuelle avant la transmission, soit un processus de rapprochement post-mainlevée qui détecte les écarts au-dessus de votre seuil de matérialité.

Quand faire remonter la volatilité du carburant aux finances

Si votre programme de fret aérien représente 20 pour cent ou plus de votre volume d’importation mensuel en valeur, la volatilité de la surcharge de carburant est une question de planification des flux de trésorerie, pas seulement une note de bas de page sur la conformité. Une augmentation soutenue de 15 pour cent des coûts de fret se traduit directement par des versements de droits et de TPS plus élevés dans votre relevé mensuel CARM.

Faites le calcul : 500 000 $ d’importations mensuelles de fret aérien, fret moyen de 8 pour cent de la valeur FAB, taux de droits NPF moyen de 6 pour cent. Le fret ajoute 40 000 $ à la valeur en douane, ce qui ajoute 2 400 $ de droits. Une augmentation de 15 pour cent de la surcharge de carburant ajoute 6 000 $ au fret, ce qui ajoute 360 $ de droits. Sur douze mois, cela représente 4 320 $ de droits supplémentaires que vous n’aviez pas budgétés. Pas significatif pour un importateur de 50 millions de dollars, mais notable pour un programme de 5 millions de dollars.

Nous signalons cela lors des examens trimestriels de conformité commerciale. Si les surcharges de carburant ont augmenté de manière constante pendant deux mois, nous modélisons l’impact sur les droits et recommandons soit d’ajuster le budget, soit de transférer une partie du volume vers le transport maritime si le délai le permet.

Documentation que l’ASFC demandera lors de la vérification

Lorsque l’ASFC ouvre une vérification, l’agent extraira un échantillon de DCC et demandera les documents justificatifs. Pour les expéditions de fret aérien, cela signifie :

• Lettre de transport aérien indiquant l’expéditeur, le destinataire, l’origine et les frais de fret.
• Facture du transporteur ou facture du transitaire indiquant la surcharge de carburant appliquée.
• Facture commerciale indiquant la valeur FAB ou FCA.
• Tableau d’indice de carburant publié par le transporteur, correspondant à la date de départ de l’expédition.
• Enregistrement de soumission de la DCC du Portail client CARM, incluant toute modification.

Si votre fret déclaré est systématiquement inférieur aux frais publiés du transporteur, l’ASFC présumera une sous-évaluation et évaluera les droits, les intérêts et les pénalités en conséquence. Le tableau d’indice de carburant est votre preuve que la surcharge a fluctué et que vous avez corrigé la DCC dans les 90 jours. Sans lui, vous défendez un écart sans piste documentaire.

Nous conservons les tableaux d’indice de carburant mensuellement pour chaque transporteur utilisé par nos clients, avec référence croisée aux dates d’expédition. C’est une police d’assurance à faible coût qui transforme une réponse de vérification de trois heures en un téléversement de documents de quinze minutes.

Vérification finale : votre transitaire répercute-t-il le montant réel ?

Tous les transitaires ne rapprochent pas les surcharges de carburant au cent près. Certains appliquent un taux mensuel mixte, certains répercutent l’indice hebdomadaire du transporteur et certains négocient des surcharges fixes dans le cadre de contrats annuels. Si votre transitaire utilise un taux mixte, confirmez que le taux est divulgué par écrit et qu’il se rapproche de l’indice publié du transporteur sur la période du contrat.

Si le transitaire vous facture une surcharge fixe alors que l’indice du transporteur augmente, vous payez moins que le taux du marché maintenant, mais pourriez faire face à un ajustement rétroactif plus tard. L’ASFC s’attend à ce que vous déclariez le montant que vous avez réellement payé ou que vous êtes légalement obligé de payer. Une surcharge contractuelle fixe est défendable ; une remise non divulguée qui est récupérée six mois plus tard ne l’est pas.

Nous examinons les conditions de surcharge de carburant du transitaire lors des vérifications annuelles de conformité commerciale. Si le libellé du contrat est vague ou si la surcharge facturée diverge de l’indice publié du transporteur de plus de 5 pour cent, nous l’escaladons. Il vaut mieux renégocier le contrat que d’expliquer l’écart lors d’une vérification de l’ASFC.

La volatilité du carburant est un problème d’exploitation des compagnies aériennes. Le rapprochement du fret sur votre DCC est un problème de conformité douanière. Si votre processus actuel ne boucle pas la boucle entre la facture du transporteur et la valeur déclarée, contactez-nous.

Frequently Asked Questions

Les surcharges de carburant comptent-elles dans la valeur en douane lorsque je produis une DCC dans CARM ?

Oui, si vous utilisez la valeur transactionnelle en vertu des règles ACEUM ou NPF. Le fret, l’assurance et les surcharges de carburant font tous partie du prix payé ou à payer. L’ASFC s’attend à ce que vous les incluiez sur chaque Déclaration commerciale de comptabilité produite via le Portail client CARM.

À quelle vitesse les surcharges de carburant du fret aérien changent-elles, et cela affecte-t-il ma date limite de production de DCC ?

Les transporteurs publient des ajustements d’indice de carburant hebdomadaires, parfois bihebdomadaires. Votre DCC est due le premier jour ouvrable après l’arrivée des marchandises en vertu de PARS, donc si la surcharge a changé entre la réservation et l’arrivée, vous avez besoin de la facture finale avant de produire. Sinon, vous déclarez une estimation et corrigez plus tard dans les 90 jours.

Que se passe-t-il si je produis une DCC en utilisant la surcharge de carburant de la semaine dernière et que le transporteur m’en facture une plus élevée ?

Vous avez sous-évalué l’expédition. L’ASFC peut évaluer des intérêts en vertu de l’article 33.4 de la Loi sur les douanes et une pénalité SMEA si le manque à gagner dépasse les seuils de matérialité. La correction dans les 90 jours atténue le risque de pénalité, mais vous devez toujours les droits plus les intérêts à compter de la date de mainlevée initiale.

Une augmentation de la surcharge de carburant modifie-t-elle le montant de mon cautionnement MPD ?

Pas immédiatement, mais elle augmente la valeur des marchandises en transit. Si votre volume d’importation mensuel est stable mais que la valeur déclarée par expédition augmente de 10 à 15 pour cent en raison du fret et des surcharges, votre exigence de garantie MPD augmente aussi. L’ASFC recalcule votre plancher de cautionnement trimestriellement en utilisant vos relevés mensuels K84.

Dois-je classer les surcharges de carburant séparément ou les regrouper avec le fret sur la DCC ?

Regroupez-les avec le fret. La surcharge de carburant est une composante du coût de transport, pas une ligne tarifaire distincte. Déclarez les frais de fret tout compris dans le champ du fret de votre Déclaration commerciale de comptabilité ; l’ASFC ne sépare pas les ajouts d’indice de carburant.

Comment puis-je rapprocher les surcharges de carburant lorsque mon transitaire me facture après la mainlevée de l’ASFC ?

Produisez la DCC en utilisant votre meilleure estimation, puis modifiez dans les 90 jours une fois la facture finale du transporteur arrivée. Conservez la lettre de transport aérien, le tableau d’indice de carburant et le relevé du transitaire ensemble ; les vérifications de l’ASFC recoupent le fret déclaré avec la documentation du transporteur.

L’origine préférentielle ACEUM change-t-elle la façon dont je déclare le fret et les surcharges de carburant ?

Non. Les revendications d’origine ACEUM dépendent du coût de production et de la teneur en valeur régionale ; le fret est exclu du coût net mais doit toujours être déclaré avec exactitude pour la valeur transactionnelle. Les surcharges de carburant demeurent partie de l’assiette des droits à moins que les marchandises ne soient admissibles à un traitement NPF-zéro ou préférentiel qui annule le taux.

Source : Supply Chain Dive